枝豆のつぶやき

下手くそなプレゼンから学ぶ発表スキル: 中国に行くまであと45日

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ビジネスでプレゼンをする人ととその聴衆

中国行きの出発前研修がはじまって早4日、ぼちぼちマメグッタリになりそうなセムです。
さて、研修ということで様々なジャンル(貿易、歴史、経済、ビジネス英語、プレゼンテーションスキルなど)の講義を聞く機会が増えたのですが、まさに玉石混交、説得力、伝達力などは講師により様々です。

多数の講義を聞いていく中で、伝わるプレゼンとはどういうものなのか、逆に伝わらないプレゼンの特徴とは何なのかについての考えがまとまってきました。悪い見本を検証することで、他山の石とし、聴衆の心に残るプレゼンには何が必要なのか、ということについて考えてみます。

下手くそなプレゼンにありがちな3つの特徴

聴衆を見ていない

目線というのはとても重要で、聴衆を見ていることで発表者の自信が見えてきます。
紙を手に持って見ないのは基本中の基本ではありますが、かなり頻繁に見かけるのがパワーポイント画面をずっと見ている人。

発表者が画面を見ているとき、聴衆は何をしているか知っていますか?
プレゼン画面を一緒に見ている?そんなわけありません。ほぼ間違いなくスマホをいじっています。スキを見てはFacebookやTwitterをチェックされるパターンです。内容はもちろん「会議だりぃ」

パワーポイントに大量の情報を詰める

現代人はあふれる情報の中に生きており、個人が理解して消化できる情報量をはるかに超えた情報にさらされていて、情報過剰の状態に陥っています。

にもかかわらず、発表者というのはついつい欲張ってしまうもので、あれも、これも、といろんな情報を詰め込んでしまいがちです。限られた時間でできる限りのことをつたえたい、その気持ちは痛いほどよくわかります。しかしそのその結果、もはや何が書いてあるのかもわからないくらい文字だらけの資料が完成してしまうのです。一字一句話の内容が書いてあるプレゼン…それだったら最初からプリント配ってしまえばいいじゃん、という話です。(まぁもちろん見ずに裏紙または落書き帳と化すのですが)

聴衆に質問を投げかけない

プレゼンの途中、または最後の質疑応答はよくある定石パターンではありますが、だいたいの場合質問ありませんか?→ありませーん で発表が終わります。
予定外の質問をされたら困る、という気持ちもわからなくはないですが、人は自分のことにならないと集中ができません。ただ聞いて、質問もせずに終わった発表の中身をいったいどれだけ覚えているでしょうか。発表した日を覚えていればまだいいほう、発表があったことすら忘れられてしまう可能性が高いです。

聴衆の関心をこちらに向ける魔法のことばを知っていますか?

その言葉とは…名前です。

人は自分の名前を呼ばれると注意を向けざるを得なくなります。聴衆の情報が把握できている場合は名前を呼ぶことで自分のこと、という意識が働き、記憶に残りやすくなります。これは特に少人数の前での発表や語学教育などで有効です。
ただ、場合によってはたくさんの聴衆がいたり、聴衆に関する情報が手に入らないこともあるでしょう。そういった場合は指名質問もありです。目の前にいる人に声をかけてしまえばいいのです。一人当てておけば、少なくともその周りの数人は集中モードに入ります。(いつ当てられるかわからないから)

聴衆全員の記憶に1%も残らない発表をするくらいならいっそ目の前の3人の長期記憶に残る発表をしよう、というストラテジーも効果的です。この3人の人生が変えられると思ったら、プレゼンってのはなかなかエキサイティブなメディアだと思いませんか?

発表者がおさえておきたい3つのポイント

また、プレゼンをするにおいて発表者が念頭においておきたい3つのポイントがあります。これを知っているかいないかで、準備をどうすればいいか考えることができます。また、たとえ失敗しても凹まずに済みます。

人間は覚えたことをすぐに忘れるようにできている

人間の脳は自分を守るために、「忘れる」機能がインプットされています。成人の場合、60分以内に90%の内容を忘れるといわれています。
プレゼンをしたあと、その内容は果たして聴衆の記憶にどれだけ残っているでしょうか。
覚えておくためには短期記憶から長期記憶に置き換える作業が重要なのですが、人間の脳はすぐに忘れてしまうようにできています。忘れないようにするためにはもちろん聴衆側の努力も必要なのですが、発表者側の工夫も必要です。

自分の言いたいことは思った以上になかなか伝わらない

きっとみなさんも気づくところがあると思いますが、なかなか自分の思いを相手に伝えるのは難しいことです。聴衆が自分の知っている人ならまだこれまでの文脈を活用できますが、初めて会う人だとそうもいかない。自分の言ってることが伝わらなくてイライラするより、まずはプレゼンへの期待値を下げてみましょう。なかなか伝わらない、ということをわかっているだけでも、わけのわからない質問をする人や理解できない、という反応に寛容になれます。

初心者はベテランのように、ベテランは初心を忘れずに

わたしもポッドキャストでは緊張することなく話せるほうなのですが、人の目があるとたちまち手が震えるタイプです。これは日本語教師時代から気をつけていたのですが、最初の経歴ゼロの時にはいかにベテランの風を吹かせるかについて考えていましたし、反対にある程度経験を積んでからは常に初心を忘れず、ということを念頭においてきました。

まとめ: じゃあいいプレゼンをするにはどうすればいいの?

とりあえずは上記の3つの行動を避けること。プレゼン資料よりは聴衆を見て、資料はできる限りシンプルに、最後に聴衆に質問する。
人は実にあまのじゃくなもので、するなと言われるとしてしまうものです。
だから、しないほうがいいこと、からアプローチするのも有効だと思います。
また、他の人のプレゼンを観察することも重要です。
人のふりみて我がふりなおせ、これはプレゼンも同じです。

ここ1週間セミナー漬けで感じたことをまとめてみました。
来週はわたしが発表する番です。自分で書いたんだからなんとか実践せねば。というわけで今日はプレゼンに関する内容でお送りしました。
ほいじゃ~ね~

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