韓国の会社で働く枝豆

タスク管理をはじめて早2ヶ月、セムがTodoistを選んだ理由

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みなさんこんにちは、枝豆セム(@ssem1622)です。

さて、社長枝豆が会社員枝豆になってから早半年(現在会社経営はちょっとお休み中)、ようやく自分の仕事も任されるようになってきました。今の会社ではこれまでやってみたかったデジタルコンテンツ(ソフトウェア)の販売および日本向けマーケティングに携わる仕事をしています。

さて、会社員生活にもだいぶ慣れてきたわたくしセムですが、ポッドキャストでもお話しているとおり時短勤務中で、保育園のお迎えが毎日のタスクとして存在するため、残業が許されない環境です。そんな中仕事はどんどん増えていく一方…仕事の山と時間のプレッシャーに追われる日々をなんとかしたいと駆けずり回っているうちに、TodoistというTodoアプリに出会い、ようやく2ヶ月ほど回せるようになってきました。

まだまだ仕事の山に押しつぶされそうな日々は変わりませんが、それでも仕事がやりやすくなったのは確かなこと。まだまだ試行錯誤中ですが、わたくしセムのTodoistを使い方をご紹介し、導入しようかどうしようか迷っている世界中の皆様の背中をぽんと押したいと思います。

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数あるTodoアプリの中でもTodoistを選んだポイント

todoist

いろいろな仕事が日々入ってきて、どこから処理したらいいのかわからーん!という状態だったのでまずは「今日何をするべきか」に集中するためにTodoアプリを導入することにしました。

Todoistとは?という内容の記事は最近いろんなところに転がっていますのでサービスについての説明は割愛します。この記事では世界中にいろいろなTodoアプリがある中でなぜこのアプリにしたのか、という理由にスポットをあてていきます。

複数のプラットフォームで使えて、同期サクサク

一番大きな理由はこれでした。Android、iOS、Chrome、Outlook(使えるけど改善の余地あり)など複数のプラットフォームで使えるのが嬉しい。そして同期が早いのも嬉しいところ。仕事の入力はPCで素早く、仕事の完了や日付指定、リスケはスマホでサクッと、という使い方ができます。手元のスマホでの変更内容が目の前のChromeブラウザにリアルタイムで同期されます。

IFTTTとのコラボで様々な応用がきく

Todoist単体では何をやったか、という記録を残すのが難しいという弱点があったのですが、IFTTTというサービスを使用することにより、完了タスクをEvernoteやGoogleスプレッドシートなど、様々な形で記録に残せます。

仕事の先送り、リスケジュールがしやすい

ひとりで仕事をしているわけではないので相手の都合や割り込み仕事などによりスケジュールが変更になるのは日常茶飯事。そしてTodoリストに期限切れ(予定を過ぎた仕事)が増えだすと途端にやる気がなくなるのが常ですが、Todoistではスマホでスライドしてすぐにスケジュールの変更ができます。

最近AIの導入により、リスケジュールの日程をTodoist側から提案してくれる機能が追加になりました。すでに入っている仕事の量やこれまでのタスク完了ペースなどに応じて最適な日程を提案してくれるらしいです。賢いね!

繰り返しの設定が便利

習慣にしたい仕事(レポートチェックなど)や決まった単位での繰り返し(月1の請求書発行など)の仕事の入力がTodoistではとても便利です。今日から3日ごとに行う、とか毎月25日といった設定の仕方もできます。

仕事柄毎月決まった日付や曜日ににやる仕事も多いので、この機能はとても助かっています。

セムの使い方

ここからはわたくしセムの使い方をご紹介します。ちなみにわたくし、プレミアム版機能を使っています。無料版でも十分使えるのですが、年間3000円をどうしようか悩む時間があったらその時間を仕事の効率化にあてたかったので有料版のお試し期間(1ヶ月)を利用後、すぐにプレミアム版にアップグレードしました。

仕事を追加する

次から次へと舞い込んで来る仕事、まずはInboxに放り込みます。放り込んで忘れてしまうのがポイント。とりあえずはInboxに放り込んで、目の前の仕事に戻ります。メール返信からプロジェクトまで、とにかくやりたいな、やらなきゃなと思うことはここに入れます。分類はそのあとです。

仕事内容の入力とプロジェクト選択、コメント(関連リンクやタスクに関連するメールタイトルなどのメモを入れる)はPCで、その後のスケジュールやラベル付けは地下鉄の中でスマホでやる、というやり方が自分にはあっています。優先順位はめんどくさいのでつけていません。

仕事の記録をまとめる

何をするかも大事だけど、振り返るためには何をやったかも重要です。わたしはIFTTTのレシピを使ってタスクが終わった時点でEvernoteとGoogleスプレッドシートに記録するよう設定しています。

記録したタスクは1週間分で区切り、その内容をもとに翌週月曜日にウィークリーレポートを作成して上司に提出、という流れです。これまで送信メールとあいまいな記憶をもとに作成していたのですが、このシステムに切り替えてから効率がアップしました。

特にGoogleスプレッドシートへの記録はいつ、どんなプロジェクトの何をしたか、というのが並べ替えによりひと目でズラッと並ぶのでプロジェクトごとに何をやったか整理して提出するのにぴったりでした。一方Evernoteは内部検索に強いので、完了タスク記録のバックアップに使っています。前回、あれいつやったっけなーと思い出すにはEvernoteに軍配が上がります。

セム

セムのひとこと: 仕事に欠かせないアプリになりました

ずっとTodoistの記事を書きたいなと思っていたのですが、日々の生活にバタバタしていてなかなか更新できずにいました。これから折を見て仕事に関する記事もアップしていきたいと思いますのでみなさまこれからも要チェックでお願いします!

今の仕事に欠かせないアプリになったTodoistを活用してGTDを回したいのですがまだまだ試行錯誤中です。そんな様子も含めて豆ブロでお送りできればと思っております。

今回紹介したTodoistは無料バージョンとプレミアム版(有料)があります。最初無料版に登録するとしばらくしてプレミアム版(1ヶ月)への招待メールが届くのでまずは1ヶ月お試しあれ。→Todoistはこちら

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