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仕事でも使える! GoogleスプレッドシートがExcelよりもかなり便利!

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Googleスプレッドシートと枝豆

みなさんこんにちは、枝豆セム(@ssem1622)です。

さて、今週末は久しぶりに、かなーり久しぶりにコンテンツ関連の収益をまとめました。今回も前回に引き続きGoogleスプレッドシートで収益を管理しております。いろんなところから入ってくる収益をまとめた結果についてはまた改めて記事にするとして、今回はGoogleスプレッドシートがめっちゃ便利だよーというお話をしていきたいと思います。

Googleスプレッドシートはオンラインで使えるExcel(表計算ソフト)と理解すればOK

Googleスプレッドシートはオンラインベースの表計算ソフトで、Googleアカウントさえあれば無料で使える表計算ソフトです。ちょっとした表はもちろん、本格的な売上管理なども可能です。

Googleスプレッドシートが表計算ソフトとして優れている理由

理由はさまざまあるのですが、わたしが感じているGoogleスプレッドシートのメリットはざっとこんな感じです。

ファイルが勝手になくならない

これでかいです。なぜかExcelファイルはいろんなところに消えちゃうんですよね。デスクトップに保存したつもりがマイドキュメントフォルダに入っていたり、他のフォルダに入っていたり。けっこうこれでイライラします。

よく使うスプレッドシートはブラウザのお気に入りに入れてしまえばすぐにアクセスできます。もちろんドライブ内の検索も可能ですよー

自動バックアップとバージョン管理が可能

作業中にPCのエラーなどでそれまで入力していた作業内容が飛んでしまうのはよくあること。Googleスプレッドシートの場合は自動で記入内容が保存されます。また、以前のバージョンに戻したときはファイル>変更履歴の確認から変更箇所を確認後前のバージョンに戻すことも可能です。

Googleスプレッドシートで変更履歴が表示できます!|Lifehacker

ヒヤヒヤしながらCtrl+Sを何度も押さなくていいのはメリットです。

共有が簡単で、リアルタイム共同編集ができる

共有が簡単で、クリックひとつで共有できます。ユーザーごとの権限の付与なども簡単。

特に共同でひとつのファイルにアクセスして編集作業を行う場合には大活躍します。通話しながら編集なんて技も可能。わたくしセムも取引先とひとつのファイルを共有して収益分配管理を行っています。どこからでもアクセスでき、いちいちメールで送ったりフォルダに入れたりしなくていいので便利です。

エクセルで作業して、保存してメール書いて添付して…なんてのが最近はとても煩わしくなりました。
某取引先とは、
「データ更新お願いしまーす」(チャット)
「完了しました、チェックお願いしまーす」(チャット)
これだけで終了です。

ほとんどの機能がネットで検索可能

ユーザーが多いぶん知見もネットに集まっているため、Excel同様Google先生に聞けば関数などやりたいことは出てきます。

検索ワードは「スプレッドシート ○○」

たとえば「スプレッドシート 列と行を入れ替える」「スプレットシート 平均」みたいな感じでやりたい作業を入力するとすぐに答えが見つかります。もういちいち覚える必要はないのです。自分の脳メモリはメインの作業に集中させましょう。

Excelファイルにしてダウンロードも可能

あえてExcelを使わなければならない理由があるとするなら…オンライン環境が確保できないだとか(もちろんGoogleスプレッドシートもオフラインで)、相手がChromeやGoogleドキュメントはようわからん!という場合。こんな場合はExcel形式でのエクスポートが可能です。

これができればいいのになぁと思う点(Googleに向かって叫びたい!)

最後に、Excelさんにも日頃お世話になっているので、Excelのほうが便利な部分についてもちょっとふれておきたいと思います。

右隣やすぐ真下のセルへのコピーがちょっと面倒

ExcelだとCtrl+R(すぐ右隣にコピー)やCtrl+D(真下にコピー)という機能があり、わたくしセムも多用する機能なのですが、Excelとスプレッドシートだと操作方法がちょっと異なります。

ショートカットは同じなのですが、入力される予定の隣または真下のセルも一緒に選択した状態でCtrl+RやCtrl+Dを押す必要があります。Excelはただ押すだけなのですが、スプレッドシートはセルの指定が必要なのでこれがちょっと面倒です。

Google スプレッドシートのキーボード ショートカット

桁を分けるカンマの入力時に自動で小数点以下2桁がもれなくついてくる

地味に不便なのが桁数が大きい数字にカンマをふる機能。Excelだとワンクリックですが、スプレッドシートだと「表示形式の詳細設定」から設定するためステップ数がちょっと多くなります。

また、アメリカ仕様なのか「.00」が後ろについてしまうのですがこれを消すのが地味に面倒です。カスタム書式で#,##0を指定すると「.00」がつかなくなりますが、これはGoogleさんなんとかしてほしい。てんぜろぜろ、いらないっす。

セム

セムのひとこと: 十分に仕事で使えるレベル

これがリリースされた数年前はショートカットキーなどもイマイチでこりゃExcelのパクリじゃわーと思っていたものですが、ここ数年のうちにいろいろと進化しており、使いやすいソフト(厳密にはソフトというよりはアプリ)に進化していました。

会社の一部の業務ではまだまだ周りがExcel優位なのでExcelを使うことも多いですが、プライベートや自分の仕事ではほぼほぼスプレッドシートで事足ります。会社の業務でももっと活用範囲が広がるといいなーと思う今日このごろです。

忍者_豆ブロ記事下(左)_170507

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