アウトライナー(Dynalist)

転職したての新人に効く! アウトライナーDynalistを活用した仕事の情報整理術

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この記事は、オンライン講座「資料作成を効率化! アウトライナーを使った知的生産術 ブレスト編」のサポート記事です。

こんにちは、セム(@ssem1622)です。

東京暮らし、はじまりました!

おかげさまでメンバーにも恵まれ、楽しい会社員ライフを送っています。

さて、このたび韓国の会社の日本支社に転職し、毎日少しずつ新しいことを教えてもらっています。

新しい環境なので、接する専門用語、各プロセスの担当者は誰なのかなど、覚えることがいっぱい。といっても新卒でもないので、2回目に聞かれたときにはちゃんとわかってないと「コイツ使えねぇ」になってしまいかねないので気が抜けません。

就職でも転職でも、新人のころは多くの情報をインプットして処理しなければなりません。膨大な情報をまとめていくうちにぼんやりと全体像が見えてくる、そんな情報整理の形を実現するツールとしてアウトライナーはとても便利なツールです。

というわけでこの記事では、これから就職や転職など新しい環境に入る新人のあなたの役に立つ、アウトライナーを使ったシゴトの情報整理術をご紹介したいと思います。

新人、いや新豆のセムも現在リアルタイムで実践中!

インプットと(自分のための)アウトプット作業を分け、あとから整理する

メモツールはアナログでもデジタルでもいろいろありますが、紙やEvernoteなどに書くと無意識のうちに書きながら整理を始めてしまいます。しかしこれだと、整理するという部分に頭のリソースを持っていかれてしまうので、話を聞くときの集中力が落ちてしまうという問題がありました。

その解決策としてメモツールをアウトライナーに変え、情報を集める作業(インプット)と整理する作業(自分のためのアウトプット)を分けることにより、それぞれの作業に集中しやすくなりました。

やり方は簡単で、最初のうちは手に入れた情報をとりあえずアウトライナーに放り込むだけです。

ね、これならできそうでしょ?

最初のうちはとにかく情報を集める、それに集中します。そしてある程度たまってきたところで分類・階層づけ(構造化)・並べ替えという作業を通じて整理します。これによりだんだんと全体像(枝>木>林>森>山)が見えてくるというしくみです。

分かんないうちから整理しても、結局分かんないまま。だったらある程度見えてくるまでは情報を寝かす、という考え方です。

どのようなやり方でもいいのですが、ひとつだけ重要なのが、情報が一番最初に入る場所を1か所きちんと決めておくこと。これにより、何か探したいなと思ったときにとりあえずDynalistにアクセスしたらOKという状況にします。

GTDでいうInboxの考え方ですね

ちなみにアウトライナーソフトはいろんなものがありますが、Dynalistというクラウドアウトライナーがおすすめです。

Dynalistはこんな方にオススメ

  • 複数のOS環境を行ったりきたりする(Win/Mac/Android/iOS)
  • 仕事とプライベートの情報をきっちり分けたい

ちなみにこちらのリンクから新規会員登録すると、有料トライアル期間が2週間から1ヶ月に伸びます♪

わたしも仕事とプライベートのアイデアは分けたい派なので、Workというフォルダを別個に作って仕事の情報はそこで管理しています。

フリーランサーなどの場合はプライベートと仕事のアウトラインがすべて集まるようなスタイルのほうがお互いの情報が化学反応を起こさせることもできていいのかもしれませんが、会社員の場合は画面を他の同僚に見られたりなどのことを考慮するとフォルダを分けておいた方が無難でしょう。Dynalistはそこが簡単で、わたしの場合も仕事用フォルダ・仕事用ドキュメントを別個に作っています。

ちなみにDynalistもクラウドサービスです。会社のPCからクラウドサービスへの接続が認められているかどうかはお勤めの会社のルールに従ってくださいね。(ちなみにうちの会社は余裕でOKです)

実践編! シゴトの情報整理術

現在わたしがインプットする情報は大きく分けて2種類あります。

ひとつは前任者や上司、同僚など人から聞くことで入る情報、そしてもうひとつは自分で調べた情報です。

前任者や上司、同僚から教えてもらう

ビジネスモデルやサービスの仕組み、担当者情報、コピー機の使い方までジャンルを問わず、とりあえず情報を一つの場所に放り込みます。

状況が許すのであれば、PCやモバイルアプリを使ってそのまま入力しちゃうほうがノートからアウトライナーに書き写す手間がかからないのでおすすめです。ですが、そこは相手との関係もあるでしょうから適宜調整してみてください。

メモする(書き出す)時は整理することに頭を使わないのがポイントです。これにより、聞くことだけに脳のリソースを集中します。いらないものはあとから消せばいいので、とりあえずは聞いた通りにメモしましょう。

質問タグの活用

ある程度情報がたまってきたところで情報を整理していくわけですが、まとめていく中で「これはあとで聞いておこう」と思う質問が浮かんだ場合には #質問 タグをつけておきます。

あとからそのハッシュタグのリンクをクリックすると同じタグがついているものだけが一覧表示されるので、質問したいことだけをまとめて見ることができます。そして解決したらそのタグは外します。

無料アカウントだとズーム表示しているトピックの下位項目に限定して一覧表示され、有料アカウントを使っている場合は自分のアカウント全体でハッシュタグ検索ができるようになります。

聞きたいときに質問だけが呼び出せるのはいいね!

仕事用のマイ辞書(単語帳)を作る

転職すると、その会社や業界での専門用語をネットでググることも多いでしょう。

わたしがいる業界だとアルファベットの略語(たとえばKPIとかeCPMみたいなやつ)がやたら多いのですが、さすがにこのへんはいちいち聞くのもあれなので、忍法☆隙あらばググるの術を繰り返しています。また、わたしはこのたび業務環境が窓からMacに変わったので、操作方法やショートカットキーみたいなものもいちいちググって調べています。

このようなネットで調べた情報を整理するのにもアウトライナーが活躍します。

マイ辞書の作り方

  1. ブログ等に出ている説明文をDynalistにコピペ
  2. 語尾や句読点、接続詞などの余計な部分をカット
  3. 下位項目を作り、関連情報を入れていく
  4. 最後の仕上げに1行でまとめた要約をnote(項目の下の注釈みたいなもの)に書く

Enterで文章をぶつ切りにし、あとから不要な項目はまとめてCtrl+Shift+Deleteで消してしまうと作業効率がアップします。

また、1行要約をnoteに入れているのも理由があり、いちいち項目を開かなくても概要がわかるようにするためです。基本的には最初の1行目を参照し、さらに追加情報を見たかったら下位項目を開く(ショートカット:Ctrl+.[ピリオド])という使い方をしています。

たとえばセムが実際に使っている単語帳はこんな感じです。ssem_dictionary

基本的には1行目だけで分かるようにして、詳しいことを知りたくなったら展開すれば下位項目に詳しいことが書いてあるという状態です。

まとめ:ボトムアップ式に情報を整理するメリット

ボトムアップ式に情報を整理?といっても最初はピンと来ないかもしれません。

ざっくりまとめちゃうと、まずは情報をとりあえず書き出して、あとから構造化して整理するというものです。

まだ全体像が見えていないときにこのアプローチは効果的です。というのも、最初のよくわかっていない段階でカテゴリを作ってそこに情報を整理しても、結局その分類基準自体が変わることが多くて役に立たないからです。それだったら最初はカテゴリ分けとかせずに、ぼんやりとでも見えてきたところで整理しようという考え方です。

このやり方の副次的な効果として、「分からない」に対するストレスを減らせます。大量の未知の情報に囲まれるというのは大きなストレスを伴うものですが、よくわかんないうちはまとめなくていいんだ、と思うことで気はずいぶんと軽くなります。

最初は分からなくて当たり前。手探りの日々が続くかと思いますが、全体像が見えてくるその日まで一緒にがんばりましょうね!

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  • この記事を書いた人

セム(@ssem1622)

東京の韓国系企業でBizDevとして働く傍ら、Udemyでイラストを教えたりなど、コンテンツを作って収益化するのが趣味であり仕事。10年ぶりの日本生活にオロオロしておりますw

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